¡Te explico cómo optimizar tu economía doméstica, revisando gastos con Google Sheets!

¡Has llegado aquí! ¡Te felicito! Es el primer paso para ser un poco más libre. Tener más libertad financiera.

Si quieres repasar la estrategia y los pasos a seguir puedes hacer una visita al punto de partida.

En este paso te voy a explicar cómo lo hago yo para revisar mis gastos de forma mensual, trimestral y anual. Esto es algo que me ayuda mucho sobre todo a la hora de saber en qué gasto más o menos. Es decir, me ayuda a evaluar, a tener conocimiento de hacia dónde va mi dinero y me ayuda a tomar decisiones futuras porque al tener todos los números en un mismo sitio puedo ver si puedo reducir gastos o prever otros tantos.

Regalo plantilla - Seguimiento de gastos

¡Te regalo la plantilla que verás a continuación para que no tengas que construirla por ti mismo!

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¿Por qué es importante revisar los gastos?

 

 ¿Te ha pasado alguna vez que estás a mitad de mes, que sólo quedan 50€ en la cuenta y que aún te quedan varios recibos por pagar y todavía queda la otra mitad de mes? A mí sí, y la sensación es horrible. Y más si no tienes ahorros a los que echar mano (el tema del ahorro lo veremos en otro de los pasos).

Mira, yo empecé a trabajar a los 16 años. Vivía en casa de mis padres y aunque ayudaba en casa, me sobraba dinero, pues no tenía gastos. O al menos… debería haberme sobrado el dinero. Lo cierto es que durante un par de años estuve gastando dinero sin saber a dónde iba. Seguro que en el momento lo gastaba y todo tenía sentido, al final no lo quemaba ni lo iba tirando al suelo. Pero no miento si digo que a día de hoy, 15 años más tarde, aún no sé qué hacía con ese dinero. Y tampoco es que viviera con grandes lujos ni tuviera caprichos.
Es por eso que es importante este punto de «REVISIÓN DE GASTOS», para tomar consciencia de qué pasa con nuestro dinero. Este punto es simplemente para eso, para saber qué hacemos con él dinero. Porque el dinero, si no lo controlas, desaparece.

Revisando gastos con Google Sheets

 

Para realizar el seguimiento de gastos, he realizado una hoja de cálculo en Google Sheets (que te regalo si compartes este artículo) y la utilizamos mi pareja y yo tanto de forma conjunta como de forma individual, es decir, tenemos una hoja familiar y una hoja en la que cada uno apuntamos nuestros gastos personales. Ya que de la misma manera tenemos nuestras cuentas bancarias.
Por ejemplo, gastos de supermercado, suministros, internet, lo añadimos a la hoja conjunta. Mientras que los vehículos de cada uno (gasolina, reparaciones), ocio, compras personales, las apunta cada uno en su hoja de cálculo.
Esto lo hacemos así por costumbre y porque nos gusta saber en qué gastamos el dinero. Pero tanto de forma personal como a nivel familiar, con una hoja sería una buena forma de comenzar.

 

 

 

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Hoja de cálculo de Google Sheets que utilizamos para revisar nuestros gastos familiares.

Esta hoja corresponde al año 2020.

Ejemplos de reducción de gastos:

  • Teléfono
  • Internet

En este caso puedo ver de forma mensual cuánto se ha pagado por cada uno de estos servicios y fácilmente puedo comparar con otras compañías con la intención de obtener el mismo servicio mismo a menor precio.

 

Ejemplos de previsión de gastos:

  • Seguro de los vehículos
  • Seguro de hogar
  • Suministros de agua, gas o luz

En este caso marco los meses en los que tendré que pagar cada uno de los recibos. El agua por ejemplo lo pago cada 3 meses, el seguro de los vehículos semestralmente y el de hogar anualmente. Así puedo ver qué mes tendré que hacer frente a un pago más elevado.

 

 

 

En la REVISIÓN DE GASTOS es importante no obsesionarse. Únicamente estamos buscando analizar nuestra salud financiera. Ya tomaremos cartas en el asunto más adelante (siguiente paso). Digo esto porque es probable que una vez con los número sobre la mesa, veas que hay gastos que se pueden reducir y te ayudarían a poder ahorrar en mayor medida. Pero tal como digo, esto no es importante aún. Ahora lo que quiero es que estés de observador.

Te aconsejo pasar un tiempo simplemente analizando gastos, ya sean altos o bajos. Una vez lleves aproximadamente un año, ya puedes hacer una media de gastos de seguro, suministros, compañía de internet, etc.
Te digo un año a modo orientativo, pero no hay un tiempo exacto para cada persona. Cada uno es un mundo y no vale para todos lo mismo. En este caso, comento que lo ideal es un año porque así podemos ver la media anual.

La media anual de gastos por categoría

 

La media anual es interesante por varios motivos: 

 

 

  • El consumo de suministros varía en función de la estación en la que nos encontremos. Por lo que tener la media anual nos dará una visión simplificada de los gastos.
  • Los seguros de hogar, coche, moto, etc. aunque se pueden fraccionar, se pagan por todo el año.
  • Puedes detectar en qué mes tienes más gasto de una de las categorías en concreto. Por ejemplo, si en verano sales más a tomar algo a alguna terraza o viajas más y gastas más gasolina, etc.

Periodicidad de inclusión de datos

 En realidad esto es muy personal. Nosotros intentamos actualizar una vez a la semana, generalmente los fines de semana porque es cuando tenemos algo más de tiempo libre. Además, de esta manera no se nos acumulan muchos gastos por añadir.
Esto no quiere decir que si tenemos 2 minutos no actualicemos al momento. Cuanto más al día mejor, pero tampoco es de suma importancia. El propósito de esta hoja es a nivel anual, así que tampoco pasaría nada si estuviera 3 semanas sin actualizarse. El único inconveniente es que a la hora de ponerte al día, tendrás más datos por añadir.

La hoja de cálculo Google Sheets punto por punto

 

 

 

 

 

De dónde obtenemos los datos de los gastos

 

En casa pagamos el 95% de los gastos con tarjeta, por lo que es muy fácil hacer seguimiento, entrando en la cuenta de nuestro banco (utilizamos ING) y mirando línea a línea los gastos realizados. Siempre lo hacemos por orden para que cualquiera de los dos sepa por dónde continuar. En la hoja de cálculo lo reflejamos de la siguiente manera:

 

 

 

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 Hoja de cálculo indicando fecha y concepto de última modificación

 

 

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Movimientos en la cuenta conjunta de ING

 

Como puedes ver en las anteriores imágenes, de un simple vistazo en la hoja de cálculo y en los movimientos de la cuenta conjunta vemos claramente que el último gasto añadido a la cuenta es el recibo de Endesa y que por lo tanto tenemos dos gastos más por actualizar.

Lo hacemos de esta manera (fecha y concepto) porque sabiendo la fecha, sabemos que todo lo anterior está al día, es decir, apuntado en la hoja de cálculo. Y el concepto lo añadimos porque en un mismo día podemos realizar varias compras o tener más de un gasto.

Categorías de la hoja de cálculo

 

 

 

 

Las dos categorías más importantes son INGRESOS y GASTOS, las cuales a su vez tienen subcategorías. Al principio de la hoja tenemos los ingresos anotados con fondo verde y a partir de ahí ya viene todo lo que serían los gastos.

Ingresos

 

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Categoría de ingresos

En esta categoría añadimos los ingresos que realizamos a la cuenta conjunta.
Hacemos una transferencia inicial en la línea llamada «Transfer conjunta» en la que ingresamos lo que idealmente hemos presupuestado y con lo que contamos que deberíamos llegar a fin de mes.

 

 

En la línea «Sobrante mes anterior» añadimos el excedente a final de mes para que nos cuadren todos los meses. Lo ideal sería que el sobrante fuera de 0€, queriendo decir que hemos acertado plenamente en la previsión de gastos. Pero esto es prácticamente imposible de conseguir.

En la línea «Rescates», añadimos los gastos extraordinarios, cuando surgen imprevistos como el veterinario de nuestra mascota, alguna reparación o compra de electrodoméstico en casa, etc. o gastos fijos anuales, como por ejemplo cuando llega el recibo del seguro del hogar, que pagamos anualmente.

De cualquier manera, tanto mi pareja como yo, añadimos la misma cantidad al «Rescate», que en caso de ser un seguro como comentaba anteriormente (que sabemos cuánto y cuándo toca pagar), tenemos la cuantía preahorrada y simplemente es añadir el «rescate». En el caso de ser un imprevisto real, igualmente añadimos cada uno el 50% de nuestros ahorros personales. Al fin y al cabo es lo mismo, sólo que uno es un gasto con el que no contamos y el otro sí.
No te preocupes, te hablaré más adelante del tema del ahorro. Es otro de los puntos a tratar. 

Gastos

 

 

 

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A partir de aquí empiezan los gastos, que se van restando a los ingresos que hemos visto anteriormente.

Podríamos decir que la primera fila «GASTOS», es una supercategoría, en la que se suman el resto de categorías que vienen a continuación

PISO

 

Las siguientes líneas de la imagen anterior están representadas por un color concreto. En la imagen vemos el color marrón en la línea de «PISO». Se podría decir que «PISO» es la categoría, y las siguientes del mismo color pero más tenue son subcategorías.
En las categorías se realizan las sumas de todas sus subcategorías. En este caso, la categoría es la suma de las subcategorías «Alquiler» y «Parking».

 

Quizás te sorprenda el bajo gasto que supone el alquiler. No es para menos, es muy barato. Pero no te voy a engañar. No es que yo sea más listo que nadie ni nada, simplemente se debe a que es el piso de un familiar y el precio es simbólico.
El precio del parking es normal para la zona, quizás un poco alto incluso, pero lo tenemos justo al lado de casa y eso nos da mucha comodidad.

SUMINISTROS

 

 

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En este apartado tenemos la categoría «SUMINISTROS», que en sí es bastante descriptivo y no necesita mucha explicación.
Como puedes ver, algunos de los suministros tienen un recuadro de color más oscuro. Esto indica el mes que toca pagar ese suministro en concreto.
Como ves, la luz se paga cada mes, el gas cada 1 meses y el agua cada 3 meses. Es algo puramente informativo, pero que nos ayuda con la planificación.

Éste es un apartado interesante, ya que nos da información de cuándo gastamos más. Por ejemplo en el gasto de «Luz» vemos que en los primero meses del año el consumo es más alto que en el resto y conforme pasan los meses el consumo decrece. Podemos deducir que se debe a que en los primero meses del año hay menos horas de luz y hace más frío, por lo que tenemos más luces encendidas y cuando no queremos poner la calefacción (de gas) en todo el piso, ponemos una placa eléctrica.

En el gasto de Gas, se puede observar que en el mes de mayo hay un «-92,31€». Se debe a que por la COVID19, nuestra compañía nos ofreció fraccionar el pago de abril en los siguientes pagos sin cobrar intereses. Como el futuro era algo incierto, aceptamos. Aún así nos cobraron el mes. Así que reclamamos y nos lo abonaron al mes siguiente.
De la misma manera que pasa con la luz, vemos que en los meses más fríos el consumo es más elevado, por lo que podemos deducir que se incrementará en los siguientes meses.

La cuenta de Netflix, como puedes imaginar es multiusuario, por lo que cada uno paga su parte (somos 4 users).

Sobre el resto de suministros no hay mucho a destacar.

SUPERMERCADO

 

 

 

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 Aquí puedes ver la categoría «SUPERMERCADO».
La hemos separado en diferentes subcategorías porque en nuestro caso solemos comprar un tipo de producto en cada uno de ellos y nos gusta tenerlo diferenciado. Realmente no es relevante, sólo lo utilizamos a nivel informativo.

 

 

La compra «grande» la hacemos online por comodidad. Por ejemplo, agua embotellada (muchas botellas), papel higiénico, papel de cocina, etc. Cosas que suele costar transportar, ya sea por tamaño o peso.
Solemos hacer una o dos compras online al mes. El resto, solemos ir directamente al supermercado.

La fila del «Carrefour» está vacía porque en lo que llevamos de año no hemos ido a comprar allí. El año pasado tenía unos descuentos de empresa y me salía a cuenta hacer la compra online. Pero este año hemos cambiado.
Mantenemos la categoría por si en un futuro vuelve a salir rentable.

En la fila del supermercado «Suma» generalmente añadimos gastos cuando nos da perece ir a otro sitio, porque éste está al lado de casa. Esto nos ayuda a medir el nivel de vagancia que tenemos (probablemente el 90% de gasto aquí sea mío jajaja).

SEGUROS

 

 

 

Aquí añadimos los diferentes seguros que tenemos. Este año sólo tenemos el seguro de hogar, que se paga anualmente.
Anteriormente teníamos más seguros, pero ahora nos entran por empresa, como el de vida y el de salud, así que ya no tiene sentido apuntarlos aquí.

Tampoco aparecen los seguros sobre los vehículos porque en casa cada uno tiene su propio vehículo y por lo tanto, los apuntamos en nuestra propia hoja de gastos. Te muestro la categoría en mi hoja de cálculo personal.

 

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Detalle gastos en categoría personal «MOTO»

INVERSIONES

 

Detalle inversiones hoja de cálculo familiar

 

 

 

 

Aquí añadimos las inversiones conjuntas que realizamos y pasa como en la categoría anterior. Cada uno tiene sus inversiones aparte en su hoja de cálculo.
Te muestro cómo queda en mi hoja de cálculo personal:

 

 

 

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 Detalle de inversiones y ahorro personal

 

 

 

 

Inversiones Personales

 

En mi caso, invierto en fondos de inversión y en acciones.

En las dos subcategorías tengo una cantidad mínima mensual establecida (en otra entrada te explicaré cómo hago la estimación de cantidades), pero dependiendo de los ingresos mensuales acabo añadiendo más o menos cantidad destinada a acciones. Actualmente sólo tengo una fuente de ingresos, que es por cuenta ajena, trabajando en una empresa (estoy intentando obtener de otras fuentes), pero prácticamente cada mes, realizo alguna guardia, o algún extra, así que aprovecho para añadirlo.

Me gusta además saber el porcentaje destinado a inversiones mensuales respecto a los ingresos.
La verdad es que no tengo un objetivo porcentual establecido, pero es un dato que me gusta saber.

 

Ahorro Personal

 

El ahorro personal, al igual que las inversiones, lo separo en varias subcategorías.
Ahorro emergencia: es la cantidad destinada al cojín de emergencia.

Pequeñas inversiones: cantidad destinada a invertir en cosas que aportan valor a mi vida. Ya sean libros, la compra del hosting del blog, en su día el carnet de moto y todo lo que se me ocurra que hará que yo mejore de alguna manera.

La subcategoría «Hucha comida viajes» es dinero destinado a comidas cuando hacemos alguna escapada. Al principio no mirábamos cuánto nos costarían las comidas en los viajes. Gastábamos lo que nos parecía y ya, pero siempre íbamos con el miedo de pasarnos de frenada. Así que decidimos tener preahorrada cierta cantidad para no pensar tanto en el tema. Después puede que sobre o puede que falte, pero nos hace disfrutar más de las vacaciones y evitarnos pensar en esto.

MASCOTA

 

 

 

 

 Detalle gastos mascota

 Tenemos un perro, y también anotamos los gastos importantes.

Lo que come, lo añadimos en la categoría «SUPERMECADO» para no liarnos con el tema. Al final no es importante.
Pero sí que queremos anotar los gastos de veterinario. Por suerte no tenemos que llevarlo mucho, pero de cachorro la liaba bastante y fueron varias las veces las que lo llevamos a urgencias. Cuando no se abría una pata con una plancha de chapa en el campo, estaba mal del estómago…

En la categoría «Altres mascota» (sorry, tenía toda la hoja en catalán y la he traducido para los pantallazos), añadimos cosas necesarias para él, como por ejemplo juguetes, collares, correas, etc.
En septiembre hay un gasto considerable respecto al resto. Se debe a unas clases que hemos contratado con un adiestrador canino.

OTROS GASTOS

 

 

 

 

En esta categoría añadimos los gastos sueltos comunes que no sabemos cómo categorizar.
Sobre el gimnasio, sería un gasto personal de cada uno, pero como nos hicieron una oferta familiar, decidimos añadirlo aquí. Por suerte nos dimos de baja en febrero, un mes antes del confinamiento por la COVID19.

Este año, no hemos tenido que realizar reparaciones de electrodomésticos. Todos los problemas que hemos tenido, los hemos arreglado con el seguro de hogar.

Sobre viajes, creamos la fila para llevar la cuenta de los gastos realizados, pero este año, con el confinamiento a causa del coronavirus, no hemos realizado ningún viaje. Hay un gasto en enero que corresponde a un peaje.

En imprevistos anotamos todo lo que no está en las anteriores categorías. Como por ejemplo, regalos de boda, regalos de cumpleaños y cualquier cosa del estilo.

Resultados

 

 

 

Y por último, el total de INGRESOS, de GASTOS y la diferencia entre ambos totales, es decir, el balance final de la cuenta a final de mes.
Pero OJO! No es que la cuenta quede al descubierto en los meses que se ven en rojo. Te cuento. Utilizamos un margen de seguridad de 100€ por si aún así, se nos escapa algo. Esto quiere decir que si acaba el mes y el balance es negativo, lo primero que hacemos es restablecer el margen de seguridad a 100€, y después, el día 1 de cada mes, se realizan las transferencias de forma automática a la cuenta conjunta.

Esto nos sirve para ver si nuestras previsiones son acertadas o si por el contrario hay que hacer variaciones e incrementar la cantidad transferida a la cuenta.
En este caso podemos ver que hay tres meses seguidos en negativo, por lo que nos toca estudiar si se debe a que ha aumentado alguno de nuestros gastos y provoca que «no lleguemos a fin de mes» o si es algo puntual y no debe preocuparnos.

PROS Y CONTRAS

 

Como en cualquier sistema, existen pros y contras, este no es una excepción. Quizás te resulte engorroso tener que apuntar todo en la hoja de cálculo, ya que puede ser mucho más accesible desde una aplicación móvil destinada a este fin concreto como por ejemplo Fintonic o Money PRO. Tengo que decirte que al final es acostumbrarse. Puedes tener la aplicación de google sheets para móvil y tener acceso de forma rápida.

De todas maneras, las aplicaciones móviles suelen ser, o bien de pago, o bien se debe pagar por alguna de sus características premium. En cambio, con una hoja de cálculo de Google Sheets, no sólo es gratis, sino que es 100% personalizable. Si por ejemplo se requiere crear una categoría nueva que no existe, puedes hacerlo sin problema. Una aplicación suele ser más restrictiva en este sentido.

Y tú, ¿Qué método utilizas para revisar tus gastos y así mejorar tus finanzas personales?
¡No dudes en dejar un comentario!

Muchas gracias por leer.

Inversor de Bolsillo
www.inversordebolsillo.com

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